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| メールは既に私たちの生活に溶け込んでいるたいへん便利なコミュニケーションツールです。しかし、まだ歴史が浅くルールやマナーが確立されているとはいえません。お互いが異なるルールや違う作法でメールを出し合い不愉快な思いをしていることもあります。 メールを書くときの基本的な心構えは「相手の立場になって、自分が不快だと思うようなことは書かない」ことです。でもこれだけだったら心のこもった手紙を書ける人は「メールの達人」になれそうですが、そうとも限りません。メールならではのルールやマナーもあります。 メッセージを作成するとき最低限知っておいた方が良い一般的なルールとマナーを考えてみます。しかし、これとても人によっては非常識なことがあるかも分かりません。非常識と思うメールを受け取ったときも目くじらをたてない寛容さが必要でしょう。 |
| ●宛先には必ず「様」などの敬称を付ける ●件名は具体的に分かりやすく ●本文は簡潔に分かりやすく ●テキスト形式で送信する、ＨＴＭＬ形式は使わない ●返信時のタイトル「Ｒｅ：（元のメール件名）」はそのまま ●返信時に元のメッセージを含めるか、削除するか ●添付ファイルは一般的なファイル形式で ●開封確認機能は使わない ●送信前に読み直す ●返信はすみやかに |
| ●宛先には必ず「様」などの敬称を付ける | ▲TOP |
| 手紙の場合は宛先の氏名の後に「様」を書かないことはないでしょう。しかし、メールでは「様」のないものがけっこう多いのです。届いたメールの宛先欄に表示される自分の名前に「様」が付いてないと呼び捨てにされたようで、気分を害することもあります。 「様」を付けるには次のようにします。 アドレス帳に登録する際のプロパティ画面で、「姓」「名」「敬称」の次の「表示名」欄の氏名のあとに「様」を付け加える。 返信する場合の宛先には敬称がつきません。一旦削除してアドレス帳から「様」のついた宛先をもってきましょう。 |
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| ●件名は具体的に分かりやすく | ▲TOP |
| 件名は最も重要。件名を見ただけでメールの内容が分かるものとすること。 具体的で適切な件名は、読む人が内容の重要度を判断しやすい。 分かりやすい件名は、後でメールを検索する際にも便利。 件名欄に何も書かれていないメールは、怪しまれ読まずに捨てられる可能性もある。 ・「こんにちは」 ⇒これでは内容が分からない ・「はじめまして」 ⇒出会い系と勘違いされる恐れがある ・「先日はありがとうございました」 ⇒「バス旅行のお礼」 ・「ご依頼の件」 ⇒「バス旅行計画書送付のお願い」 ・「連絡」 ⇒「バス旅行計画の一部変更」 |
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| ●本文は簡潔に分かりやすく | ▲TOP |
| ・いきなり本文を書くのではなく、冒頭には宛先、簡潔な挨拶、差出人の氏名などを書く 「（肩書き）○○様」など、相手の名前 「こんにちは」「お世話になっております」など簡単な挨拶 「口口の△△です」など、自分が誰かを名乗る 手紙の「拝啓 時候の挨拶・・・」など丁寧、冗長な挨拶は不要 ・用件は簡潔に分かりやすく 最初の段落で用件を伝える。 結論を示してから理由を説明する。 読みやすいように適度なところで改行する。 １行の文字数は４０字以内とする。 段落ごとに空白行を入れると読みやすくなる。 １つのメールには１つの用件とする。 個条書きは分かりやすく伝える有効な手段。 個条書きの頭は「●」などでの記号より、「１．」「２．」の方が見落とされにくい。 また、その後のやり取りも分かりやすくなる。 ・顔文字や（笑）などは親しい相手以外には使用しない方が無難 ・○囲み数字、ローマ数字、半角カタカナ、単位の圧縮記号などは使わない これらの機種依存文字は機種によっては文字化けすることがある。 半角カタカナは正しく表示されないだけでなく相手のパソコンや経由するサーバー に不具合を起こすこともあるので使用しない。 ・最後に署名を付ける 署名には相手にとって必要な情報を書く。 個人情報は悪用される可能性があるので必要最小限にする。 |
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| ●テキスト形式で送信する、ＨＴＭＬ形式は使わない | ▲TOP |
| 親しい相手、決まった相手に出すメール以外はテキスト形式で送信する。 ＨＴＭＬ形式のメールは文字の大きさや色が変更でき、画像も貼り付けられるので楽しいこともある。しかし、一般的には「マナー違反」とされ、歓迎されないことの方が多いものである。最大の理由はウィルスが潜んでいる可能性が高いなど、セキュリティ上の問題。作成したとおりに見えないことや文字化けして読めないこともある。 文字の装飾や画像は不要、内容が分かれば十分と思う人、サイズが大きいことを嫌う人もいる。 Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｅｘｐｒｅｓｓの初期設定はＨＴＭＬ形式になっている。 テキスト形式に変更するには 「ツール」⇒「オプション」⇒「送信」タブで「メール送信の形式」を「テキスト形式」にする |
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| ●返信時のタイトル「Ｒｅ：（元のメール件名）」はそのまま | ▲TOP |
| 受け手側が自分のメールに対する返信だと一目で確認できるので変更する必要はない。ただし、やり取りを繰り返すと「Ｒｅ：Ｒｅ：Ｒｅ：」と「Ｒｅ：」が増えるので、こうした場合はタイトルを付け直す方がよいだろう。 既に話題が変わっているのに「Ｒｅ：（元の件名）」で返事を出し続けるのには違和感を覚える人もいる。この場合もタイトルを付け直す方がよいだろう。 |
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| ●返信時に元のメッセージを含めるか、削除するか | |
| メールの履歴が残ることはメールの利点と考える人は含めるようであり、メールはなるべくシンプルにと考える人は削除しているようだ。必要な部分だけ引用し、他は削除するといった使い方もできる。 私の場合は元の文書は一切含めないことにしている。 それは、含めることに必要性を感じない。自分の文書がそのまま返されることにいくらか不快を覚える。文書が冗長になる。などの理由。 |
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| ●添付ファイルは一般的なファイル形式で | ▲TOP |
| ウィルスが潜んでいる可能性が高いなど、セキュリティ上の問題があるので添付ファイル付きのメールを嫌う人は多い。ファイルの添付は極力さけ、本文中に書くのが望ましい。 添付する場合は受け取る相手の通信環境や開くことができるファイル形式であるかなどを考慮すること。 ・一般的なファイル形式にする 一般的でないソフトのデータファイルはメールに添付して送るべきでない。 ・拡張子「.doc」「.jpg」などを忘れずに付ける ・大きいサイズは圧縮して１００ＫＢ以下にする 圧縮する場合は相手の解凍スキルに合わせること。 |
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| ●開封確認機能は使わない | ▲TOP |
| これは送信したメールがあて先に届いたことを確認する機能。相手に監視されているようで気分を悪くする人もいる。使わないのが無難。 短いメールでもよいので、お互いがなるべく早いタイミングで返信するよう心がければ、この機能を使う必要もないだろう。 その他、メールソフトについているおまけのような機能は使わない方が無難。 |
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| ●送信前に読み直す | ▲TOP |
| 送信すると修正や取り消しはできません。 送信前にはよく読み返しましょう。 |
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| ●返信はすみやかに | ▲TOP |
| ２日以内を目安に、メールを受け取ったということだけでも返信しましょう。 | |